Privacybeleid

Hoe wij de privacy van jou en je leads waarborgen

Plan een demo

 1. Wie zijn wij?

AfsprakenMachine is een handelsnaam van:

Giga Enterprises EOOD

  • Ulitsa Narodno Horo 87A, 5a
  • 1618 Sofia
  • Bulgarije
  • E-mail: [email protected]
  • Website: www.afsprakenmachine.nl
  • KVK-nummer: 208559357

AfsprakenMachine is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen met onze privacycoördinator:

2. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op:

  • bezoekers van onze website

  • personen die zelf contact met ons opnemen of een demo aanvragen

  • leads die namens onze klanten door AfsprakenMachine worden opgevolgd

Omdat wij zowel eigen leads verwerken als leads van klanten, maken wij hieronder expliciet onderscheid tussen deze situaties.

3. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Eigen leads (bezoekers, demo-aanvragen)

Voor persoonsgegevens van personen die rechtstreeks contact met ons opnemen, is AfsprakenMachine verwerkingsverantwoordelijke.

Leads van klanten

Voor persoonsgegevens van leads die door onze klanten aan ons worden aangeleverd voor opvolging, treedt AfsprakenMachine op als verwerker.

Onze klanten zijn in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1 Eigen leads

Bij eigen leads verwerken wij onder andere:

  • Naam

  • Bedrijfsnaam

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Marketingbron (bijv. advertentie, campagne)

  • Antwoorden op optionele vragen (zoals aantal leads)

  • Gespreksinhoud en notities

  • Opnames van gesprekken (telefonisch of via Google Meet)

  • Door AI gegenereerde samenvattingen en analyses van gesprekken

4.2 Leads van klanten

Bij leads van onze klanten verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor leadopvolging, zoals:

  • Naam

  • E-mailadres

  • Telefoonnummer

  • Leadbron

  • Eventuele aanvullende gegevens die de opdrachtgever aanlevert (zoals adresgegevens)

  • Gespreksuitkomsten (bijv. afspraak ingepland, niet geïnteresseerd, fout nummer)

  • Opnames van telefoongesprekken

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, zoals medische gegevens, bankgegevens, BSN-nummers of paspoortinformatie.

5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • Het opvolgen van leads

  • Het inplannen van afspraken

  • Het voeren van telefonische gesprekken

  • Het versturen van automatische berichten via WhatsApp, e-mail of SMS

  • Het rapporteren aan klanten via dashboards

  • Kwaliteitsbewaking en training

  • Interne analyses en optimalisatie van onze dienstverlening

6. Communicatiekanalen

Wij gebruiken de volgende communicatiekanalen:

  • Telefoon

  • WhatsApp (zonder officiële WhatsApp API)

  • E-mail

  • SMS

  • CRM- en dashboardomgevingen

  • Google Meet (voor gesprekken met eigen leads)

7. Gespreksopnames

Leads van klanten

  • Gesprekken worden opgenomen uitsluitend voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden

  • Gesprekken worden maximaal 6 maanden bewaard

  • Klanten kunnen maximaal één keer per maand specifieke gesprekken opvragen

Eigen leads

  • Gesprekken via Google Meet kunnen worden opgenomen

  • Deze opnames kunnen worden gebruikt voor:

    • kwaliteitsdoeleinden

    • training

    • AI-analyses en samenvattingen

8. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Persoonsgegevens van leads: maximaal 12 maanden

  • Gespreksdata zonder persoonsgegevens en rapportages: zolang de samenwerking loopt, en daarna maximaal 12 maanden

  • Gespreksopnames: maximaal 6 maanden

Gegevens worden eerder verwijderd wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer een geldig verzoek wordt ingediend.

9. Derde partijen en subverwerkers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde derde partijen, waaronder:

  • HighLevel (WhatsApp-berichten, kalenders)

  • Softr

  • Airtable

  • Gmail

  • WhatsApp

  • ActiveCampaign

  • Rinkel

  • Telnyx

  • Google-diensten (Analytics en overige tools)

  • Meta-platformen

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waar vereist.

10. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens worden niet structureel buiten de Europese Unie verwerkt.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

  • Beperkte toegang tot systemen

  • Rol- en rechtenstructuren

  • Beveiligde verbindingen

  • Interne procedures en controles

  • Een aangewezen privacycoördinator

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

  • Inzage te krijgen in hun persoonsgegevens

  • Gegevens te laten corrigeren

  • Gegevens te laten verwijderen

  • Verwerking te beperken

  • Bezwaar te maken tegen verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected] of [email protected].

13. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

14. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via: [email protected]